为了保护国家财产安全和完整,各单位应配备专用保险柜,就如同各办公室使用文件柜一样,保险柜专门用于库存现金、各种有价证券、银行票据、印章及其他出纳票据等的保管。各单位应加强对保险柜的使用管理,拟定保险柜使用办法,要求有关人员严厉执行。一般来说 ,保险柜的使用应注意如下几点:
(1)保险柜的管理。保险柜通常由总会计师或财务处(科、股)长授权,由出纳员负责管理使用。
(2)保险柜钥匙的配备。保险柜要配备2把钥匙,一把由出纳员保管,供出纳员日常工作开启使用;另一把交由保卫部门封存,或由单位总会计师或财务处(科、股)长负责照看,以备特殊情况下经有关领导批准后开启使用。出纳员不能将保险柜钥匙交由他人代为保管。
(3)保险柜的开启。保险柜只能由出纳员开启使用,非出纳员不得开启保险柜。倘若单位总会计师或财务处(科、股 )长需要对出纳员工作进行检查,如查看库存现金限额、核对实际库存现金数额,或有其他特殊情况需要开启保险柜的 ,应按规定的程序由总会计师或财务处(科、股)长开启,在一般情况下不得随意开启由出纳员掌管使用的保险柜。
(4)财物的保管。每日终了后,出纳员应将其使用的空白支票(包含现金支票和转帐支票)、银钱收据、印章等效人保 险柜内。保险柜内存放的现金应设置和登记现金日记帐,其他有价证券、存折、票据等应按种类造册登记,贵重物品应按种类设置备查簿登记其质量、重量、金额等,所有财物应与帐簿记录核对相符。按规定,保险柜内不可存储私人财物 。
(5)保险柜密码。出纳员应将自己保管使用的保险柜密码严格保密,不得向他人透露,以防为他人利用。出纳员调动岗位,新出纳员应更换使用新的密码。
(6)保险柜的维护。保险相应放置在隐蔽、干燥之处,注意通风、防湿、防潮、防虫和防鼠;保险柜外要经常擦抹干净,保险柜内财物应保持整洁卫生、存放整齐。倘若保险柜发生故障,应到公安机关指定的维修点进行修理,以防泄密或失盗。
(7)保险柜被盗的处理。出纳员发现保险柜被盗后应看护好现场,疾速报告公安机关(或保卫部门),待公安机关勘查现场时才能清理财物被盗情况。节假日超出两天以上或出纳员离开两天以上没有派人代其工作的,应在保险柜锁孔处贴上封条,出纳员到位工作时开封。若发现封条被拔掉或锁孔处被弄坏,也应疾速向公安机关或保卫部门报告,以使公安机关或保卫部门及时查明情况,戒备不法分子进一步作案。
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